ربما يدفع مالكي الشركات الصغيرة المحاسبين إلى الجنون. فبعضهم لا يفرق بين أموالهم الشخصية وأموال شركاتهم، مما يدفعك إلى محاولة إسداء النصيحة إليهم وبشكل متكرر للفصل بين تلك الأموال.
بينما يرى آخرون أن الجانب المالي من شركاتهم يشبه التلصص على قدر الأموال لديهم، وهذا لا يصلح إطلاقًا لإدارة الشركات.
إن كنت تعمل لديهم كمحاسب، بإمكانك عرض خدمة إدارة التدفقات النقدية كخدمة استشارية. لكن كيف؟
قد يدرك صاحب العمل قيمة ذلك لكنه لا يرغب في إشراكك لأنهم يعتقدون أن المبادئ واضحة للغاية. ينطبق نفس المنطق على النظام الغذائي وممارسة الرياضة. أنت تعرف الأشخاص الذين يتدربون تحت إشراف مدربين شخصيين في صالة الألعاب الرياضية. قد تكون المبادئ واضحة، لكن يجب إجبارهم على الأمر. كما ذكرنا سابقًا إدارة التدفق النقدي.
بغض النظر عن الصناعة أو المجال، تشترك جميع الأعمال التجارية في ثلاث خصائص تتعلق بإدارة التدفق النقدي: الحسابات المدينة والحسابات الدائنة والنقص الحتمي. قد تتم تغطية هذا النقص باحتياطي نقدي، ولكن على الأرجح، تمتلك الشركة تسهيل ائتماني مع بنك محلي. بإمكان المحاسبين تقديم المساعدة بعدة طرق:
- الحسابات المدينة: تتعلق بالأموال التي يدين بها العملاء. يرغب صاحب العمل في الحصول على الأموال في أسرع وقت ممكن. فإذا كانوا يديرون متجر محلي لبيع الأجهزة، فمن المحتمل أن يدفع المستهلكين نقدًا أو ببطاقة ائتمان. لا مشكلة على الأرجح يمتلك المقاولون حساب داخلي. يمكنك كمحاسب المساعدة في وضع أنظمة لتشجيع هؤلاء العملاء على السداد في وقت مبكر، مثل عرض خصم صغير في حالة السداد المبكر. بإمكانهم تتبع المدفوعات المتأخرة، بالإضافة إلى خطة لرسائل التذكير والمكالمات الهاتفية وأخيرًا إجراءات التحصيل.
- الحسابات الدائنة: هي الفواتير التي يجب عليك سدادها. نواجه الآن تناقضًا. تتضمن إدارة النقد تشجيع العملاء على السداد بأسرع ما يمكن وتأخير المدفوعات إلى الأشخاص الذين تدين لهم لأطول فترة ممكنة في نفس الوقت. سيعتقد الكثير من أصحاب الأعمال أن هذه هي أفضل فكرة على الإطلاق. فقد كانوا يقومون بذلك لسنوات بشكل غير رسمي. الآن تعني إدارة التدفق النقدي الحصول على أفضل الشروط لفترات السداد الطويلة من الموردين. يمكنك تقديم المشورة لهم بهذا الشأن.
- مراقبة التكاليف: تعاني العديد من الشركات من هوامش ربح منخفضة حيث يريد العملاء أسعارًا أفضل أو يجب تخفيض الأسعار بسبب المنافسة الشديدة. في نفس الوقت، قد يفرض موردو الشركات زيادات في الأسعار. كمحاسب لدة تلك الشركات، يمكنك تحديد التكاليف الثابتة وطرح الخدمات في عطاء إن أمكن.
الاحتياجات الأكثر إلحاحًا التي تواجهها معظم الشركات تتمثل في استيفاء كشوف الرواتب وتسهيل التدفق النقدي.
عادة ما ينطوي اقتراض الأموال على وجود تسهيل ائتماني متجدد من بنك محلي. قد يكون القطاع المصرفي تنافسيًا إلى حد كبير. رغم أن عميلك قد يكون لديه تسهيل ائتماني الآن، إلا أنه يحتاج إلى البحث عن الأفضل عندما يكون العمل جيدًا، وليس في حالة الأزمات. فقد يرغب المقرضون في الحصول على ضمانات. فقد رأوا الكثير من الشركات تنهار. على الأرجح يمتلك عميلك ومعدات ومخزون. في هذه الحالة فإنه يتفاوض على قروض مضمونة. ويفترض أن يحصل في هذه الحالة على شروط أفضل. هذا مثال على دورك كوكيل موثوق. يمكنك مساعدته بشكل موضوعي في البحث عن تسهيل لأنك لا تقدم له التسهيل بنفسك ولا تتلقى أموالًا من المقرض لتوجيه الشركة.
يصبح جني المال هامًا عندما يكون لدى العميل فائض نقدي يحتاج إلى توظيفه. عادة ما تمتلك شركات إدارة الممتلكات ودائع أمنية محتفظ بها نيابة عن المستأجرين. يحصل الوكلاء العقاريين على مبالغ مقدمة من المشترين. العديد من الشركات الأخرى لديها زيادات في التدفق النقدي.
مرة أخرى، أنت وكيل مؤتمن. شهادة الإيداع قصيرة الأجل أو حساب إيداع في البنك المحلي قد لا تحقق شيء تقريبًا. يمكنك مساعدتهم في البحث عن أماكن آمنة لاستثمار أموالهم الزائدة في بأعلى عائد.
تشمل الأمثلة على الأوراق المالية ذات آجال الاستحقاق التي تقل عن سنة واحدة:
سندات الخزينة، سند من وكالة حكومية أمريكية، السندات المالية المدعومة برهن، الأوراق التجارية، سندات الشركات التي تقترب من أجل الاستحقاق وصناديق سوق المال. بالإضافة إلى صناديق سندات محددة والإقراض بين الأقران والتي قد تمثل حلول جيدة.
رغم أنك قد تقوم بدور المراقب غير الرسمي بالشركة، فلن يمكنك القيام بذلك كل يوم. فهناك برامج لتتبع هذه الأشياء لصالح أصحاب العمل. إنهم بحاجة إلى معرفة البرامج المناسبة لشرائها أو استئجارها. يجب تعيين أحد الموظفين ليكون مسؤولاً عن إدخال البيانات. كما يجب التكامل بين الروابط إلى الحسابات المصرفية المختلفة للشركة.